Dominique BISSON

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samedi15avril2017

 Le classement : une nécessité ABSOLUE

 

Pourquoi ?

  • Vous retrouvez le document utile au moment voulu
  • Vous gagnez du temps et votre temps est PRECIEUX
  • La transmission des documents à votre comptable est plus rapide et plus sûre car vous ne perdez aucun document
  • Votre bureau est bien rangé : vos clients s’en réjouissent et vous vous y sentez bien.

Prévoyez un endroit proche de votre bureau pour les documents de l’année (armoire, étagères..), un lieu plus éloigné pour vos archives et, pourquoi pas une armoire avec dossiers suspendus et boites de rangement pour votre documentation.

Adoptez cette méthode simple :

Tout d’abord, listez les documents que vous utilisez ; vous verrez qu’ils appartiennent toujours aux mêmes catégories : factures clients, factures fournisseurs, relevés bancaires, feuilles de paie ….

Il vous faudra acheter le matériel :

  • 6 classeurs de couleur différente
  • 2 jeux de 12 intercalaires mensuels
  • 4 ou 5 jeux de 6 ou 10 intercalaires que vous nommerez suivant leur destination
  • Des boites d’archives et des dossiers suspendus
  • Des chemises et sous chemises des mêmes couleurs que vos classeurs
  • Des étiquettes
  • 4 bannettes


Classement de l’année en cours dans les classeurs :

  • 1 classeur pour les factures CLIENTS/VENTES (réglées)
  • 1 classeur pour les factures FOURNISSEURS/ACHATS (réglées)
  • 1 classeur BANQUE (relevés bancaires, courriers avec la banque…)
  • 1 classeur IMPOTS (déclaration TVA, IS, CFE…)
  • 1 classeur PERSONNEL (fiches de paie, contrats de travail, déclarations fiscales…)
  • 1 classeur PERMANENT (statuts, Kbis, contrats téléphone, internet…)

classeur
Vous choisirez 1 couleur différente pour chaque classeur, par exemple, rouge pour le classeur clients, bleu pour les fournisseurs, vert pour la banque, jaune pour les impôts, violet pour le personnel, rose pour le permanent.

Dans les classeurs clients/ventes et fournisseurs/achats, les documents seront rangés chronologiquement et par mois.

Dans les autres classeurs, vous nommerez les intercalaires en fonction de leur destination (ex : TVA, CFE, IS … dans le dossier banque). Les relevés bancaires seront rangés chronologiquement, le plus récent au-dessus.

Vous pourrez ensuite remplir vos classeurs avec les documents de l’année en cours, excepté le classeur PERMANENT dans lequel seront rangés, comme son nom l’indique, tous les documents à avoir en permanence sous la main quelle que soit leur date d’édition (ex : vos statuts)

L’envoi des documents à votre comptable sera très simple : à chaque fin de mois, il vous suffira d’aller chercher dans les classeurs correspondants :

  • les factures réglées des clients
  • les factures réglées des fournisseurs
  • vos relevés bancaires


Une fois l’année écoulée, vous sortirez vos documents des classeurs pour les glisser dans des chemises et sous chemises, en conservant les mêmes couleurs (ex : chemises et sous chemises rouge pour tout ce qui concerne les clients). Vous regrouperez ces chemises avec le même plan de classement dans des boites à archive parfaitement nommées, sans oublier l’année. Ainsi, vous saurez d’un seul coup d’œil où chercher.

 

Ne pas oublier votre POUBELLE : pour y jeter les factures reçues en double, les publicités inutiles, les informations que vous aviez gardées « au cas où » mais que vous n’avez jamais ouvertes depuis des mois ….

Vous pouvez également prévoir une armoire avec dossiers suspendus pour y classer votre documentation : 1 ou 2 rangées pour la documentation technique concernant votre activité, 1 rangée pour la documentation fiscale, informatique, commerciale….

cloud

Pensez à dématérialiser :

En plus de ce classement papier, il est important de numériser tous ces documents, de les conserver dans votre ordinateur avec un plan de classement identique à celui que vous utilisez pour le papier.
Il faudra également sauvegarder très régulièrement ces dossiers sur un disque dur externe ainsi que virtuellement, sur le cloud par exemple, afin de ne pas perdre ces données et y avoir accès de n’importe où.

 

 

Nous le faisons pour vous :

Si tout cela vous parait clair mais que vous n’avez absolument pas le temps ou l’envie de vous lancer dans cette aventure, nous pouvons nous charger de tout pour vous.

N’hésitez pas à nous contacter au 06 77 79 67 19 ou par mail à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.